Automatisk bokföring

Från Allt om bokföring
Hoppa till: navigering, sök

Automatisk bokföring har sin grund i det går att läsa ut information och lagra den digitalt. Det här är något som möjliggjorts de senaste åren genom att vi i stort sett alltid bär med oss en kamera i form av våra mobiltelefoner. Grunden är att kvittot, verifikationen eller det aktuella underlaget digitaliseras. Det görs det lättast genom att ett kort tas. Numera tas kortet i en app, som sedan skickar underlaget vidare för skanning. Skanningen avser att plocka ut information ur bilden och på så vis strukturera det som står i underlaget.

Typisk lista på information som struktureras för automatisk bokföring

  • Momsregistreringsnummer
  • Organisationsnummer
  • Företagsnamn
  • Totalt belopp för moms
  • Momssats i procent
  • Totalt belopp för fakturan
  • Vad tjänsten/varan avsåg

Det ovanstående brukar utgöra grunden för den metadata som krävs för att göra bokföringen automatisk.

Hur fungerar automatisk bokföring?

För att bokföra automatiskt så krävs det att någon som är bokföringskunnig har ställt upp regler för hur den metadata som har sparat ska behandlas. Det kan exempelvis vara att när varor köps in ska dessa bokas mot kontot 4010. Det kan också vara att en viss leverantör alltid fakturerar med omvänd byggmoms.

Elektroniska flöden

När väl rätt information läses ut och reglerna finns uppsatta för hur den ska hanteras så är det dags för det sista steget. Automatisk bokföring görs i flera steg där information som hämtats ut omsätt i handling, exempelvis elektronisk kontering. Därefter ska det kunna bokas upp att en faktura tagits emot. Det byggs ett flöde som styrs av reglerna för hur meta informationen ska hanteras samtidigt som allting sker i elektroniska steg helt i enlighet med hur affärssystemen är uppbyggda. Flera flöden går ofta genom flera system. Följden blir att det är lätta att styra om dem, när allt det fysiska är bortplockat.